6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) kapsamında, kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak veri sorumlusu sıfatıyla Ahlatcı Metal Rafineri A.Ş. (Şirket) tarafından aşağıdaki hususlarda bilgilendirme yapılmaktadır.

Bu Aydınlatma Metni, yalnızca Şirket’in kurumsal internet sitesinde yer alan Etik İhbar Formu aracılığıyla gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkindir.

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla; Ahlatcı Metal Rafineri A.Ş. tarafından Kanun ve ilgili ikincil mevzuata uygun olarak işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Etik İhbar Formu aracılığıyla gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kapsamında, formu doldurmanız ve ihbarınızın içeriğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilecektir:

• Kimlik ve iletişim bilgileri: Form kapsamında tarafınızca açıklama alanına veya yüklenen belgelere yazılması halinde ad-soyad, telefon numarası, e-posta adresi ve benzeri bilgiler,
• İhbar ve bildirim bilgileri: Bildirim türü, konu, ilgili departman/ürün/hizmet, ihbarın tarihi ve saati ile ihbar kapsamında sağlanan diğer bilgiler,
• İşlem ve olay bilgileri: İhbarın konusu, olayın gerçekleşme şekli, olayla ilişkili kişi, kurum, departman veya süreçlere ilişkin bilgiler,
• Görsel/işitsel veya diğer bilgiler: Yüklenen dosyaların içeriğinde bulunması halinde bu kapsamda yer alan bilgiler,
• İhbarın içeriğine bağlı diğer kişisel veriler: Açıklama alanında veya yüklenen belgelerde tarafınızca paylaşılan bilgiler.

Etik İhbar Formu'na üçüncü kişilere ilişkin kişisel veri içeren bilgi ve belgelerin aktarılması halinde, söz konusu kişilere ait kişisel veriler de ihbarın içeriği kapsamında işlenebilecektir.

Özel nitelikli kişisel verilerin, ihbarın içeriğinde yer alması halinde, Kanun'un 6'ncı maddesinde öngörülen şartlar ve gerekli güvenlik tedbirleri çerçevesinde işlenmesine dikkat edilir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Etik İhbar Formu aracılığıyla elde edilen kişisel verileriniz;

• Etik ihbar ve bildirimlerin alınması,
• İhbarın konusunun ve kapsamının değerlendirilmesi,
• İhbar kapsamında gerekli inceleme ve araştırmaların yürütülmesi,
• İhbar konusu olayların doğrulanması ve değerlendirilmesi,
• Gerekli olması halinde ilgili birimlerden bilgi ve belge temin edilmesi,
• Şirket'in etik, uyum, iç kontrol ve kurumsal yönetim süreçlerinin yürütülmesi,
• Mevzuata, Şirket politika ve prosedürlerine ve etik kurallara aykırılıkların tespit edilmesi ve değerlendirilmesi,
• Tespit edilen aykırılıkların giderilmesi ve gerekli önlemlerin alınması,
• İhbar konusu olayla ilgili gerekli hukuki, idari veya disiplin süreçlerinin yürütülmesi,
• Şirket'in hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlardan gelen bilgi ve belge taleplerinin karşılanması,
• İlgili süreçlere ilişkin kayıtların oluşturulması, takip edilmesi ve denetlenmesi,
• İleride ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklarda delillerin muhafaza edilmesi

amaçlarıyla sınırlı olarak işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde işlenecek olup, Etik İhbar Formu aracılığıyla elde edilen veriler bu amaçlarla ilgisi bulunmayan başka amaçlarla işlenmeyecektir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre Kanun'un 5'inci maddesinde öngörülen;

• kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerinden uygulanabilir olanlara dayanılarak işlenmektedir.

İhbar içeriğinde özel nitelikli kişisel verilerin bulunması halinde, söz konusu veriler Kanun'un 6'ncı maddesinde öngörülen özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin şartlardan uygulanabilir olan hukuki sebebe dayanılarak işlenmektedir.

Etik İhbar Formu aracılığıyla gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından, Kanun kapsamında ayrıca açık rıza alınmasını gerektiren bir veri işleme faaliyeti bulunmadığı sürece, kişisel verilerinizin işlenmesi için açık rızanıza başvurulmaz.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Etik İhbar Formu aracılığıyla elde edilen kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi ve ilgili süreçlerin yürütülmesiyle sınırlı olmak üzere;

• Şirket bünyesinde ihbarın değerlendirilmesiyle görevli yetkili birim ve kişilere,
• Gerekli olması halinde Şirket'in hukuk, uyum, denetim ve danışmanlık hizmetlerinden yararlandığı yetkili kişi ve kuruluşlara,
• Bilgi teknolojileri, internet sitesi, yazılım, barındırma ve teknik hizmetlerin sunulması kapsamında hizmet alınan tedarikçilere,
• İhbar konusu olayın niteliğine göre gerekli olması halinde Şirket'in grup şirketlerine veya ilgili iş birimlerine,
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve adli mercilere,

Kanun'un 8'inci ve 9'uncu maddelerinde öngörülen şartlar ve amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecektir.

Kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması halinde, aktarımın Kanun'un 9'uncu maddesinde düzenlenen yurt dışına veri aktarımına ilişkin şartlara uygun olarak gerçekleştirilmesi sağlanacaktır.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz;

• Şirket'in kurumsal internet sitesinde yer alan Etik İhbar Formu'nun elektronik ortamda doldurulması,
• Form kapsamında tarafınızca yapılan açıklamalar,
• Form üzerinden yüklenen bilgi ve belgeler

aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle elde edilmektedir.

İhbarın değerlendirilmesi sırasında, ihbarın içeriğine bağlı olarak üçüncü kişiler veya ilgili birimler tarafından sağlanan bilgi ve belgeler üzerinden de kişisel veri elde edilmesi mümkün olabilecektir.

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Etik İhbar Formu aracılığıyla elde edilen kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama sürelerine uygun olarak muhafaza edilir.

İhbar konusu olayın bir inceleme, denetim, disiplin, hukuki veya idari sürece konu olması halinde, kişisel veriler ilgili sürecin yürütülmesi ve sona erdirilmesi ile ilgili mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için gerekli süre boyunca saklanabilir.

Saklama süresinin sona ermesi halinde kişisel veriler, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. İlgili Kişinin Hakları

Kanun'un 11'inci maddesi kapsamında kişisel verileri işlenen ilgili kişiler;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun'da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yapılan düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Haklarınıza ilişkin başvurularınızı, Şirket'in Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında belirtilen yöntemlerle Şirket'e iletebilirsiniz.

Başvurularınız, Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilerek, yasal süreler içerisinde sonuçlandırılacaktır.